نصّت المادة الثانية عشرة من نظام الشركات على التزام نظامي جوهري يفرض على الشركات تضمين عقودها ومخالصاتها وسائر وثائقها الرسمية بيانات أساسية تعكس مركزها النظامي والمالي، وذلك تعزيزًا لمبدأ الشفافية وحماية المتعاملين معها.
ويشمل هذا الالتزام توضيح اسم الشركة وشكلها النظامي، وعنوان مركزها الرئيس، ووسائل التواصل الرسمية، وعلى وجه الخصوص البريد الإلكتروني إن وجد، إضافة إلى رقم القيد في السجل التجاري، باعتباره المرجع النظامي للتحقق من صحة وجود الشركة وسلامة تعاملاتها.
كما أوجب النظام الإفصاح عن رأس مال الشركة ومقدار المدفوع منه، لما لذلك من أثر مباشر في تقدير ملاءتها المالية وحدود مسؤوليتها، مع استثناء شركتي التضامن والتوصية البسيطة نظرًا للطبيعة الخاصة لمسؤولية الشركاء فيهما.
وفي حال دخول الشركة مرحلة التصفية، ألزمت المادة بإضافة عبارة «تحت التصفية» إلى اسم الشركة في جميع وثائقها الرسمية، تنبيهًا للغير إلى تغير مركزها النظامي ومنعًا لخلق انطباع خاطئ باستمرار نشاطها المعتاد.
ويشدد نظام الشركات على أن كل من أهمل أداء واجبه في إدراج أي من البيانات الواردة في المادة الثانية عشرة يُعاقب بغرامة لا تزيد على 500,000 ريال. ويُعد الإخلال بهذه المتطلبات مخالفة نظامية قد تمس صحة التعاملات وحجيتها في مواجهة الغير، مما يؤكد أهمية التزام الشركات بإظهار بياناتها النظامية بشكل واضح ودقيق في جميع وثائقها الرسمية.